Innofloor Oy:n asiakas-, markkinointi- ja sidosryhmärekisterin tietosuojaseloste

Päivitetty viimeksi: 07.11.2024

Innofloor Oy (jäljempänä ”rekisterinpitäjä”) käsittelee henkilötietoja luottamuksellisesti ja noudattaa kaikkia soveltuvia tietosuojalainsäädännön velvoitteita, mukaan lukien EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR).

Tämä tietosuojaseloste kuvaa, miten rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja, mitä tietoja keräämme, mihin tarkoituksiin tietoja käytetään, miten niitä säilytetään ja suojataan, sekä mitä oikeuksia rekisteröidyillä on.

1. Rekisterinpitäjä

Innofloor Oy
Y-tunnus: 2720093-4
Osoite: Kolmisopentie 16, 70780 KUOPIO
Puhelin: 010 5819 330
Sähköposti: tiina@innofloor.fi

Rekisterinpitäjä on vastuussa siitä, että henkilötietoja käsitellään lainmukaisesti, kohtuullisesti ja asianmukaisella tavalla.

2. Tietosuojavastaava

Tietosuoja-asioissa voit olla yhteydessä tietosuojavastaavaamme, joka vastaa henkilötietojen suojaan liittyvistä kysymyksistä ja pyynnöistä.

Tietosuojavastaava: Tiina Kekäläinen (myynti- ja markkinointipäällikkö)
Sähköposti: tiina@innofloor.fi

3. Rekisterin nimi

Innofloor Oy:n asiakas-, markkinointi- ja sidosryhmärekisteri.

4. Henkilötietojan käsittelyn tarkoitus ja peruste

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

Asiakassuhteen luominen ja hoitaminen: Henkilötietoja käsitellään asiakassuhteen luomiseen, hallintaan ja ylläpitoon. Tämä kattaa yhteydenpidon asiakkaaseen, asiakaspalautteen keräämisen, tilausten ja maksujen käsittelyn sekä asiakassuhteen hoitamisen ja seurannan.
Palveluiden kehittäminen ja liiketoiminnan analysointi: Henkilötietoja hyödynnetään palveluiden ja tuotteiden parantamiseen, rekisteröityjen tarpeiden kartoittamiseen sekä liiketoiminnan analysointiin ja raportointiin. Tiedot auttavat kehittämään palvelukokemusta ja parantamaan asiakastyytyväisyyttä.
Markkinointi ja suoramarkkinointi: Henkilötietoja käytetään markkinointitarkoituksiin. Rekisteröidyille voidaan lähettää tietoa yrityksen tuotteista, palveluista ja kampanjoista joko heidän suostumuksellaan tai lain sallimissa rajoissa. Tähän kuuluu sähköinen suoramarkkinointi ja markkinoinnin kohdentaminen.
Lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen: Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja täyttääkseen lakisääteiset velvoitteensa, kuten kirjanpitovelvollisuuden, ja vastatakseen mahdollisiin viranomaisvaatimuksiin.
Profilointi ja automaattinen päätöksenteko: Profilointi tarkoittaa automaattista päätöksentekoa, jossa henkilön tietoja käytetään tämän henkilökohtaisten mieltymysten ja kiinnostusten mukaisen mainonnan ja markkinoinnin kohdentamiseen. Profilointia tehdään esimerkiksi ostoskäyttäytymisen perusteella kohdennettujen tarjousten luomiseksi.

Käsittelyn oikeusperusteena on oikeutettu etu, sopimuksen täytäntöönpano tai rekisteröidyn antama suostumus.

5. Käsiteltävät henkilötiedot

Voimme rekisteröidä ja käsitellä seuraavia henkilötietoja:

Perustiedot: nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, syntymäaika
Sähköiset tunnistetiedot: IP-osoite, laitetiedot, selaintiedot, evästeet ja evästeisiin liittyvät tiedot
Asiakassuhteen hoitamiseen liittyvät tiedot: tilaushistoria, maksutiedot, asiakaspalautteet, yhteydenotot
Asiakaspalvelutilanteiden tiedot: yhteydenottojen sisältö, keskusteluhistoria
Markkinointitiedot: tiedot suoramarkkinointisuostumuksista ja -kielloista, profilointitiedot
Yritys- ja organisaatiotiedot: työnantajan nimi, asema yrityksessä, liiketoimintaan liittyvät yhteystiedot
Käyttäytymistiedot: sivustokäyntitiedot, linkitykset sosiaalisen median alustoihin, evästeiden avulla kerätyt tiedot
Asiakkaan itse antamat tiedot: tiedot, joita asiakas on antanut palveluita tilatessaan tai asiakaspalvelun yhteydessä.

6. Profilointi ja automaattinen päätöksenteko

Käytämme profilointia ja automaattista päätöksentekoa parantaaksemme palveluiden ja markkinoinnin kohdentamista. Profilointia hyödynnetään esimerkiksi kohdennettujen tarjousten luomisessa, ja analysoimme rekisteröityjen käyttäytymistä sekä ostohistoriaa parantaaksemme palveluidemme osuvuutta.

Mainonnan kohdentaminen: Analysoimme rekisteröityjen mieltymyksiä tarjotaksemme heille mahdollisimman kiinnostavia tarjouksia.
Asiakasanalyysi: Käytämme demografisia tietoja ja asiakastietoja palveluiden kehittämiseksi.
Verkkosivustoanalytiikka: Hyödynnämme verkkosivustoanalytiikkaa (esim. Google Analytics 4) verkkosivuston kävijäkäyttäytymisen seuraamiseen ja analysointiin, mikä auttaa kohdentamaan palveluita ja parantamaan asiakaskokemusta.

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa profilointia tai pyytää tietoja käytetystä profiloinnista ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot kerätään pääasiassa rekisteröidyltä itseltään hänen käyttäessään rekisterinpitäjän palveluita tai ottaessaan yhteyttä rekisterinpitäjään.

Tietoja voidaan kerätä myös:

Evästeistä ja muista vastaavista teknologioista, jotka tukevat verkkosivuston käyttöä ja palvelun kehittämistä.
Julkisista tietolähteistä ja markkinointirekistereistä.
Yhteistyökumppaneilta, joiden kanssa työskentelemme asiakas- ja markkinointitarkoituksissa.
Analyysityökaluista (kuten Google Analytics 4 ja Cookiebot), joilla seurataan ja analysoidaan verkkosivuston käyttöä.
Lomaketyökaluista (kuten GravityForms), joita käytetään palveluiden tarjoamiseen, tiedonkeruuseen ja asiakaspalvelun tukemiseen.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterinpitäjä voi luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille seuraavissa tilanteissa:

Lakisääteiset velvoitteet: Henkilötietoja luovutetaan toimivaltaisille viranomaisille lain vaatimissa tapauksissa.
Palveluntarjoajat ja alihankkijat: Luovutamme henkilötietoja palveluntarjoajille ja alihankkijoille, jotka käsittelevät tietoja puolestamme. Kaikilla palveluntarjoajilla on velvollisuus käsitellä tietoja tietosuoja-asetusten mukaisesti.
Käytetyt työkalut ja alustat: Markkinoinnin ja viestinnän toteuttamiseen käyttämiemme työkalujen ja alustojen tapauksissa (mm. Google Analytics 4, Cookiebot, WordPress, GravityForms, MailerLite ja Kinsta). Nämä työkalut saattavat käsitellä henkilötietoja tietosuoja-asetusten mukaisesti.
Kansainväliset siirrot: Mikäli henkilötietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, varmistamme suojatoimet käyttämällä EU:n hyväksymiä tietosuojan vakiolausekkeita tai siirtämällä tietoja vain maihin, joissa on EU:n hyväksymä tietosuojan taso.

9. Rekisterin suojaus

Henkilötietojen suojaamiseksi käytämme ajanmukaisia teknisiä ja organisatorisia turvatoimia, jotka varmistavat henkilötietojen luottamuksellisuuden ja eheyden.

Näihin kuuluvat:

Pääsynhallinta ja tietoturva: Henkilötietoja käsittelevät ainoastaan nimikoidut henkilöt, joilla on työtehtäviinsä liittyvä tarve tehdä niin. Kaikilla työntekijöillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.
Tietojen salaus: Henkilötiedot salataan siirron aikana ja tarpeen mukaan myös tallennuksessa.
Varmuuskopiointi ja palautus: Kaikki tiedot varmuuskopioidaan säännöllisesti, ja ne voidaan palauttaa tietojen menetyksen sattuessa.

Kaikkia työntekijöitä ja alihankkijoita sitoo salassapitovelvollisuus. Fyysinen pääsy tietoihin (mm. paperiset dokumentit) on rajoitettu vain asianomaisille henkilöille, joilla on työtehtäviinsä liittyvä tarve käsitellä niitä.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, ja rekisterinpitäjä vastaa pyyntöihin EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti ilman aiheetonta viivytystä:

Oikeus saada pääsy tietoihin: Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on tallennettu.
Oikeus oikaista tietoja: Rekisteröidyllä on oikeus pyytää virheellisten tai vanhentuneiden tietojen korjaamista.
Oikeus poistaa tiedot (”oikeus tulla unohdetuksi”): Rekisteröity voi pyytää tietojensa poistamista (ellei lakisääteinen velvoite estä tietojen poistamista).
Oikeus rajoittaa käsittelyä: Rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa tietojensa käsittelyä esimerkiksi silloin, kun hän kiistää tietojen paikkansapitävyyden.
Oikeus vastustaa käsittelyä: Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyen.
Oikeus tietojen siirrettävyyteen: Rekisteröity voi pyytää tietojensa siirtämistä koneellisesti luettavassa muodossa.
Oikeus peruuttaa suostumus: Jos käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, hän voi peruuttaa sen milloin tahansa.

Rekisteröidyn tulee osoittaa pyynnöt rekisterinpitäjälle tämän tietosuojaselosteen yhteystietojen mukaisesti.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeellista tässä selosteessa kuvattujen tarkoitusten täyttämiseksi. Sen jälkeen tiedot joko poistetaan tai anonymisoidaan.

12. Evästeet ja vastaavat teknologiat

13. Tietosuojaselosteen muutokset

Rekisterinpitäjä pidättää oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Muutoksista pyritään ilmoittamaan etukäteen.

14. Yhteystiedot

Kaikki tätä tietosuojaselostetta koskevat yhteydenotot osoitetaan rekisterinpitäjälle:

Innofloor Oy
Y-tunnus: 2720093-4
Osoite: Kolmisopentie 16, 70780 KUOPIO
Tietosuojavastaava: Tiina Kekäläinen (myynti- ja markkinointipäällikkö)
Sähköposti: tiina@innofloor.fi